封入封緘機(インサーター)

                                    

1.病院のケース

・課題

健康診断の結果を受診者に送付する業務を、外部の発送代行業者に委託していた。受診者の住所等のデータを発送代行業者にデータで送っていたが、封筒と内容(受診者のデータ)のずれによる誤封入によって個人情報漏洩のリスクの不安があった。 また病院として個人情報保護法や内部統制に関し社内で環境整備が必要と感じていた。

・導入メリット

外部の発送代行業者に個人情報の入ったデータを送る必要が無くなり、個人情報漏洩のリスクを抑えることができた。プリントアウトした検診結果と封筒をセットする簡単な作業だけで封入が可能になり、封入作業の内製化を実現した。内部統制に関し社内での環境整備を実現できた。誤封入率はゼロである。

2.企業のケース

・課題

お客様に定期的に送付する資料(毎月発送、1日当たり200通程度)を社内で行っていた。そのためだけに採用していたわけではないが、この発送作業はアルバイトに任せていた。宛名を封筒に印刷、お客様によって異なる枚数の内容物を封入し、糊付けをしていた。しかし、大きな商談を取ることができ、数量が増えたため、今までの作業方法ではこのボリュームに対応することができなくなった。

・導入メリット

アルバイトは時給1,300円で2時間以上かかっていた。封入封緘機を導入したところ30分もかからず、アルバイトを雇う必要がなくなった。数量が増えた分も人員を増やすことなく迅速に処理できた。

3.郵便料金計器と封入封緘機の同時導入: 大手人材派遣会社

・課題

2万人を超える登録派遣社員に、定期的に発送する通知書を手作業で封入し別納郵便で発送していた。人手による作業はコストも掛かり、誤封入の心配もあった。また郵便局に、郵便物を持っていく作業も煩わしかった。

・導入メリット

封入封緘機で作業を機械化することで、これまで人海戦術で行っていた作業を担当2人で行えるようになり、人件費を大幅に削減できるようになった。 また、封入封緘機のセキュリティ機能(誤封入防止機能)により誤封入の心配もなくなり、個人情報の漏洩リスクを最小限に抑えることができるようになった。
さらに郵便料金計器の使用により、今まで郵便局に持ち込んでいたものを直接ポストに投函できるようになり、作業の軽減が実現できた。

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